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Formalités en tant qu’employeur

Formalités mensuelles

Remettre une fiche de paie à votre travailleur

Vous avez l’obligation de remettre une fiche de paie au travailleur. De cette façon, il comprend comment a été calculée sa rémunération et l’importance des retenues sur les sommes qu’il a gagnées.

Verser le précompte professionnel aux impôts

Le précompte professionnel est un impôt que tous les employeurs en Belgique doivent verser. Cet impôt est calculé sur les salaires que vous versez à vos travailleurs. Vous déduisez cet impôt à la source et le versez ensuite à l’Etat. Cette retenue sera ensuite indiquée dans la déclaration fiscale de votre ou vos travailleurs.

Indiquez le précompte professionnel en ligne en utilisant le service FinProf du SPF Finances. Vous le retrouverez également dans MyMinfin.

Verser des provisions à l’ONSS

Une grande partie des employeurs doit verser des provisions à l’ONSS pour le paiement des cotisations sociales, mais aussi toutes les cotisations perçues par l’ONSS (cotisations de sécurité d’existence, cotisations destinées au Fonds de fermeture d’entreprises, retenue sur le double pécule vacances...)

L’ONSS calcule le montant de ces provisions et vous le transmet, ou à votre secrétariat social. Payer des provisions permet d’étaler le montant trimestriel dû sur 3 mois.

Formalités trimestrielles

Faire une déclaration DmfA

La DmfA est l’abréviation de la déclaration multifonctionnelle. Cette déclaration trimestrielle, transmise par tous les employeurs à l’ONSS, contient la rémunération et le temps de travail de chaque travailleur.

Vous devez transmettre votre déclaration à l’ONSS le dernier jour du mois qui suit le trimestre concerné. Par exemple, pour le premier trimestre, vous devez envoyer votre DmfA le dernier jour du mois d’avril au plus tard.

Utilisez le service en ligne DmFA pour envoyer votre déclaration à l’ONSS.

Versement de cotisations à l’ONSS

Les cotisations patronales représentent la part de l’employeur dans les cotisations à verser. Ces cotisations permettent le financement de la sécurité sociale. Elles sont versées à l’ONSS qui redistribue cet argent vers les institutions et organismes de la sécurité sociale.

Les cotisations sociales des travailleurs sont retenues par l’employeur sur le salaire et reversées directement à l’ONSS.

Lors de la déclaration de la DmfA, le montant affiché à la fin de la procédure est le montant définitif à payer. Toutefois, vous ne recevrez pas de communication supplémentaire (coordonnées bancaires de l’ONSS par exemple).

Vous pouvez verser le montant dû à l’ONSS sur le compte suivant :

  • Code IBAN : BE63 6790 2618 1108;
  • Code BIC : PCHQ BEBB.

Quand verser votre cotisation ? 

Pensez à verser la différence entre le montant total des provisions mensuelles  et le montant total à payer (comme calculé dans votre déclaration trimestrielle) au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre. 
 

Secteur de la construction : versement des timbres fidélité à l’OPOC

Chaque entrepreneur dans le secteur de la construction doit s’enregistrer et verser des cotisations trimestrielles à l’OPOC (Office Patronal d’Organisation et de Contrôle des Régimes de Sécurité d’Existence).

Avec les cotisations récoltées, l’OPOC paie aux ouvriers de la construction une prime annuelle appelée « Timbres fidélité ».

Formalités annuelles

Remettre une fiche de revenus et le compte individuel

En tant qu’employeur vous devez établir une fois par an une fiche de revenus pour chaque travailleur. Cette fiche est également appelée fiche de revenus ou fiche 281.10. Vos travailleurs en ont besoin pour faire leur déclaration fiscale. Vous devez remettre cette fiche aux travailleurs avant le 31 mars de l’année suivante.

Remettre une fiche récapitulative au SPF Finances

Vous devez établir une fiche récapitulative (relevé récapitulatif 325) pour tous les travailleurs de votre entreprise et la transmettre à l’administration fiscale en utilisant Belcotax on Web avant le 31 mars de l’année suivante. Ce récapitulatif sert à préremplir la déclaration fiscale de chaque travailleur.

Verser le double pécule de vacances (employés)

Le double pécule de vacances est une somme que reçoit le travailleur à l’occasion de ses vacances principales et qui correspond à 92 % de sa rémunération brute. Vous devez normalement le verser au moment des vacances principales des travailleurs, mais la plupart des employeurs versent le double pécule de vacances en même temps au mois de mai en général.

Le simple pécule vacances correspond à la rémunération versée à vos employés pendant leurs jours de congés.

Verser le pécule de vacances des ouvriers

Ce sont les caisses de vacances qui calculent le montant du pécule de vacances des ouvriers. Il est calculé en tenant compte des prestations effectuées l’année précédant les vacances. Au mois de mars, vous recevrez un avis de débit (paiement) des vacances annuelles des ouvriers.

Vérifier votre situation concernant la redistribution des charges sociales (ouvrier, employé)

Chaque année, au deuxième trimestre, il y a une redistribution des charges sociales. Les petits employeurs peuvent déduire un montant de leur net à payer du 2e trimestre, tandis que les employeurs plus importants doivent payer un supplément. Dans le courant du mois de mai, vous recevrez une notification signalant le montant que vous pouvez déduire ou que vous devez payer en supplément.

Prévoir les éventuelles primes à verser ou les primes de fin d’année (ouvriers, employés)

Le montant de la prime de fin d’année est défini par la convention collective (CCT), le règlement ou le contrat de travail. En général, cette prime est équivalente à une rémunération d’1 mois, mais le précompte professionnel est plus élevé.

Cette prime est proportionnelle au nombre de mois prestés par le travailleur. Dans certains secteurs, la prime de fin d’année est payée par les fonds sectoriels. Dans ce cas, le fonds prendra directement contact avec vous.

Secteur de la construction : cotisation supplémentaire pour le chômage économique

Lorsque vous faites appel au chômage économique de façon importante, il se peut que vous receviez un avis de débit, l'année suivante, afin de payer une cotisation supplémentaire sur ce chômage économique.

Autres formalités recurrentes

Affichage du temps partiel

En tant qu’employeur, vous devez afficher les horaires fixes et variables pour vos travailleurs à temps partiel. Cet horaire doit être affiché là où le travailleur travaille habituellement et mentionner :

  • son identité
  • les horaires de travail
  • les signatures pour accord de l’employeur et du travailleur

Cet extrait peut être conservé sur papier ou électroniquement.

Prévenez vos travailleurs

Les travailleurs à temps partiel avec un horaire variable doivent être tenus informés à l’avance des prestations que vous attendez d’eux.

Les horaires doivent être communiqués 5 jours ouvrables à l’avance, d’un avis daté et signé mentionnant ces horaires.

Secteur de la construction : déclaration de travaux (articles 30bis/30ter)

Vous devez faire une déclaration de travaux pour les « travaux 30bis » relevant du secteur de l’immobilier. Cette déclaration doit être faite avant le début des travaux avec la déclaration de travaux sécurisée.

La déclaration de travaux est liée à l’obligation de retenue et à la responsabilité solidaire des co-contractants.

L’entrepreneur principal des travaux doit faire la déclaration. Attention : si vous voulez travailler avec un sous-traitant, vous devez le signaler à l’entrepreneur principal.

Secteur de la construction : enregistrement journalier sur Checkinatwork

Vos travailleurs interviennent sur un chantier de plus de 500 000 euros ? Dans ce cas, vos travailleurs doivent être enregistrés chaque jour.

Connectez-vous sur l’application Checkinatwork, qui vous permet d’enregistrer la présence des travailleurs sur leurs lieux de travail.

Horeca (travailleur occasionnel, flexi-job, étudiant) : enregistrement journalier via Dimona

Vos travailleurs au statut d’ouvrier ou d’employé doivent être enregistrés de façon journalière. Utilisez le service en ligne Dimona pour déclarer les heures de début et de fin de travail. De cette façon, vous bénéficiez de la réduction horeca des cotisations patronales.

Horeca (ouvrier, employé) : enregistrement journalier avec la caisse-enregistreuse

Vos travailleurs au statut d’ouvrier ou d’employé doivent être enregistrés de façon journalière. Utilisez votre caisse enregistreuse pour déclarer les heures de début et de fin de travail. De cette façon, vous pouvez bénéficier de la réduction horeca des cotisations patronales.