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Règlement de travail

Pour que votre règlement de travail soit complet, vous devez y inclure une série d’informations indispensables. Suivez notre liste pour ne rien oublier. Vous retrouverez l’ensemble des dispositions législatives sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Que doit contenir le règlement de travail ?

Les horaires de travail

Le règlement de travail doit présenter les horaires de travail applicables dans l’entreprise.

Il s’agit d’informer les travailleurs sur :

  • les horaires réguliers de travail
  • les horaires des travailleurs à temps partiel
  • les horaires des équipes successives
  • les horaires flexibles
  • les jours et horaires d’accessibilité de l’entreprise pour les travailleurs qui sont occupés en dehors

Le mode de contrôle du temps de travail

Vous pouvez placer une pointeuse, ou bien appliquer un horaire fixe. Ces modes de mesure vous permettent de contrôler les prestations effectuées et de déterminer la rémunération de vos travailleurs.

Le règlement de travail doit donc présenter l’horaire fixe défini dans l’entreprise, ou bien signaler la présence d’une pointeuse, le cas échéant.

Le mode de paiement des travailleurs

Vous êtes libre en tant qu’employeur de déterminer les modalités de paiement du salaire des travailleurs.

Néanmoins, elles doivent être fixées au préalable dans le règlement de travail afin que vos travailleurs en soient informés. N’oubliez donc pas d’y mentionner :

  • le mode de paiement de la rémunération : virement, espèces, etc.
  • l’époque de paiement : au début ou à la fin du mois par exemple
  • le lieu de paiement

Les délais de préavis et les motifs de rupture du contrat de travail sans préavis ni indemnité

Le règlement de travail doit préciser :

  • les délais de préavis applicables aux travailleurs
  • les motifs graves justifiant la rupture du contrat de travail sans préavis ni indemnité

Les sanctions

Le règlement de travail doit informer les travailleurs des sanctions applicables dans l’entreprise. Ces mentions sont très importantes, car seuls les manquements préalablement prévus au règlement de travail pourront faire l’objet d’une sanction.

Informations relatives à l’organisation des premiers soins dans l’entreprise

Le règlement de travail doit indiquer les détails pratiques permettant l’organisation des premiers soins dans l’entreprise :

  • l'endroit où trouver la personne désignée pour donner les premiers soins
  • l'endroit où se trouve la boîte de secours
  • les noms des médecins désignés par l'employeur en cas d'accident de travail

Vacances annuelles et congés

Le règlement de travail doit présenter des informations relatives aux vacances annuelles :

  • durée des vacances annuelles
  • modalités d’attribution (à défaut, référence aux textes légaux les fixant)
  • date des vacances annuelles collectives, si votre entreprise en impose

Coordonnées des services de protection des travailleurs

Les services d’inspection assurent la bonne application des lois et règlements. Le règlement de travail doit préciser les coordonnées des services d’inspection compétents pour votre entreprise.

Pour savoir de quel service dépend votre entreprise, vous pouvez consulter la liste des directions du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Conventions et accords collectifs de travail

Mentionnez les conventions collectives de travail et/ou les accords collectifs conclus au sein de votre entreprise au règlement de travail. Vos travailleurs doivent être tenus au courant de chaque modification.

Affichage du règlement de travail

Transmettez le règlement de travail à vos travailleurs et gardez-en un exemplaire toujours à leur disposition. Dans le cas contraire, vos travailleurs ne sont pas liés par ses conditions.

Ils doivent pouvoir consulter le règlement de travail à tout moment :

  • Remettez-leur une copie du règlement dès leur entrée en fonction
  • Durant leurs prestations : affichez le règlement de travail dans un endroit apparent et accessible

Contrat de travail

Vous devez établir un contrat de travail dès que vous embauchez quelqu’un (y compris un étudiant).

Le contrat de travail est un accord par lequel un travailleur s'engage, contre rémunération, à travailler pour un employeur, sous l'autorité de celui-ci. Un contrat de travail reprend toutes les conditions de travail qui ont été convenues entre la personne employée et l’employeur.

Que doit contenir un contrat de travail ?

Identification des participants

Le contrat de travail doit mentionner :

  • Le nom et l’adresse de l’employeur et du travailleur
  • L’adresse du lieu de travail

Horaires de travail

Le contrat de travail doit également mentionner :

  • La date de début et éventuellement de fin du travail (en cas de contrat à durée déterminée)
  • La durée et les horaires du travail

Description des tâches à effectuer

Le contrat de travail mentionne la liste des tâches à effectuer par le travailleur.

Type de travailleur

Vous devez mentionner quel type de travailleur vous embauchez : un employé, un ouvrier, un étudiant, un apprenti…

Définition de la rémunération

La rémunération est un élément essentiel du contrat de travail. L’employeur et le travailleur fixent le montant de la rémunération : elle doit être déterminée (un montant fixe mensuel) ou déterminable (un montant horaire ou la pièce).

La rémunération peut comporter différents éléments, comme le salaire ou les frais de déplacement. La liste complète dépend du type de travailleur et de contrat.

Salaire

Les salaires sont fixés selon le secteur d’activité : ils sont définis par des conventions collectives de travail (CCT). Si la convention collective impose un salaire minimum, le contrat de travail individuel ne peut pas imposer de salaire inférieur.

Le Conseil national du travail a également défini un Revenu minimum garanti. Ce revenu comprend aussi des sommes payées au courant de l’année, comme un 13e mois ou une prime de fin d’année. La liste complète de ces sommes dépend du type de travailleur que vous employez.

Consultez tous les montants définis par commission paritaire sur la page « Salaires minimum » (SPF Emploi, Travail et Concertation Sociale).

Frais de déplacement

L’intervention de l’employeur dans les frais de transport dépend du mode de transport du travailleur.

  • Chemin de fer : l’intervention de l’employeur est obligatoire quelle que soit la distance parcourue.
  • Transports en commun autres que le train : l’intervention de l’employeur est obligatoire au-delà de 5 km parcourus.
  • Véhicule privé : l’intervention de l’employeur n’est pas obligatoire, mais une indemnité peut être décidée au niveau sectoriel ou de l’entreprise.

Pour connaître les montants des interventions des employeurs, consultez la page « Intervention de l’employeur » (SPF Emploi, Travail et Concertation sociale).

Fiche de paie

Vous avez l’obligation de remettre une fiche de paie au travailleur pour qu’il comprenne comment sa rémunération a été calculée et l’importance des retenues sur les sommes qu’il a gagnées.

Que doit contenir une fiche de paie ?

Identification

Dénomination et adresse de l'employeur, le nom, prénom du travailleur, l'identifiant du travailleur chez l'employeur.

Période

Période à laquelle se rapporte la fiche de paie. Elle peut être mensuelle dans le cas des employés, intérimaires, étudiants, etc. Cette fiche peut également être hebdomadaire ou journalière.

Prestations effectuées

Reprendre les prestations effectuées, ainsi que l'unité de mesure : heures, jours, mois, pièces…

Salaire de base

Le salaire de base, quelle que soit l'unité prise en considération pour l'établir (salaire mensuel, horaire, à la pièce, à la tâche, etc.).

Rémunération brute

Montant brut repris dans le contrat du travailleur, indexé (obligation légale) et augmenté (en fonction du règlement de travail, CCT, ancienneté, etc.)

Montant dû

Les sommes dues en espèces (hors avantages : voiture, PC, etc.) :

  • pour le travail effectué
  • comme sursalaire pour les heures supplémentaires
  • pour les jours fériés et les jours de repos compensatoire
  • en vertu d'obligations légales et conventionnelles relatives au maintien de la rémunération pendant la suspension de l'exécution du contrat
  • comme primes, etc.

Avantages en nature

Les avantages en nature sont considérés comme de la rémunération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Ils sont estimés, le plus correctement possible, ou à leur valeur réelle ou sur une base forfaitaire.

Retenues pour la sécurité sociale

Reprend la part personnelle calculée sur le montant brut. Cette part personnelle est à destination de la sécurité sociale (ONSS). Elle participe au calcul des cotisations dans la déclaration DmfA.

Sommes non soumises aux retenues de sécurité sociale

Reprend les montants de réduction de la part personnelle, qui ne doivent pas être payés à l'ONSS (bonus à l’emploi par exemple).

Montant imposable

Reprend le montant brut - la part personnelle + montants de réductions comme le bonus à l’emploi.

Montant du précompte professionnel

Reprend le précompte professionnel. Celui-ci est déterminé en fonction du montant imposable, de la situation familiale du travailleur… Pour calculer le précompte professionnel de vos travailleurs, utilisez la formule-clé disponible sur le site du SPF Finances ou consultez votre comptable.

Sommes non imposables

Les sommes non imposables : certains montants ne sont pas soumis au précompte professionnel.

Salaire net

La somme nette octroyée = montant imposable - précompte professionnel (+ sommes non imposables).

Cotisation spéciale sécurité sociale

Les travailleurs paient également une cotisation spéciale de sécurité sociale. Il s'agit d'une cotisation qui varie selon l'importance de la rémunération du travailleur et de la situation de son ménage. En principe, le montant de la cotisation est fixé en fonction des revenus annuels imposables du ménage. L'administration fiscale effectuera le décompte définitif de cette cotisation lors du calcul des revenus du travailleur. Vous devez donc considérer les montants que vous versez à l’ONSS comme des provisions.

Montants divers

Les montants à déduire sont :

  • avances
  • participation personnelle sur les chèques repas
  • participation personnelle aux avantages en nature (ex. smartphone)
  • amendes prévues par le règlement de travail
  • cession et saisie de la rémunération
  • remboursements de frais : déplacement, télétravail, etc.

Montant net à payer en espèces

Reprend le montant qui sera effectivement payé au travailleur.

Formalités

 Vous y êtes presque ! Plus que quelques formalités à accomplir :

  • pour la sécurité sociale de vos travailleurs
  • pour les impôts
  • pour vous-même

Prévention et protection sur le lieu de travail

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la sécurité de vos travailleurs. Vous devez prendre des mesures de prévention dans les domaines suivants :

  • Sécurité au travail
  • Risques psychosociaux
  • Hygiène au travail
  • Ergonomie
  • Médecine du travail (dans ce cas, vous devrez contacter un médecin du travail)

Ai-je besoin d’un conseiller en prévention ?

Dans les entreprises comprenant moins de 20 salariés, vous pouvez prendre le rôle de responsable de la prévention. Vous devez toutefois faire appel à un médecin du travail pour le volet médical de la prévention.

Les tâches de ce conseiller sont nombreuses et très diversifiées : vous pouvez faire appel à un ou plusieurs conseillers externes. Consultez une liste de prestataires agréés sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale pour pouvoir choisir celui qui vous convient et conclure un contrat avec le service de prévention de votre choix.

Combien ça coûte ?

Le coût de ces prestations est calculé en fonction de l’activité principale et de la taille de votre entreprise. Ce tableau publié par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale vous renseignera sur les tarifs minimums pratiqués.

Souscrire une assurance accidents du travail

Vous devez assurer vos travailleurs contre les accidents du travail mais aussi contre les accidents survenus sur le chemin du travail. À ce titre, vous devez contracter une assurance contre les accidents du travail auprès d’une entreprise agréée.

Vous pouvez retrouver la liste de tous les organismes proposant des assurances contre les accidents du travail sur ce document édité par Fedris.

Combien ça coûte?

Chaque organisme d’assurances est libre de fixer ses tarifs. Le tarif des primes dépend en grande partie des risques liés à chaque secteur. Contactez-en plusieurs afin de trouver l’offre qui correspond le mieux à vos besoins.

Mettre à jour vos assurances professionnelles

Vous employez une nouvelle personne ? Dans ce cas, contactez votre assureur pour modifier vos contrats.

Affiliation à un bureau des impôts

Vous devez payer des impôts (à l’avance) sur les salaires que vous versez : le précompte professionnel. Déclarez le montant du précompte en ligne en utilisant Finprof, un service en ligne du SPF Finances. Pensez à vérifier que vous avez bien accès à ce service.

Demander un permis de travail pour un travailleur étranger

Si vous désirez employer un travailleur venant d’un état membre de l’Union Européenne ou de l’Islande, de la Norvège, la Suisse ou du Lichtenstein, vous ne devez pas demander de permis de travail.

Vous désirez employer un travailleur non-européen dans votre entreprise ? Vous devez alors faire une demande d’autorisation d’occupation d’un travailleur étranger.

Demande d’accès aux services de la sécurité sociale

Si vous devenez employeur, vous devez le déclarer à la sécurité sociale. Lorsque vous aurez embauché un ou plusieurs travailleurs, vous devrez effectuer plusieurs déclarations pour eux. Presque toutes les déclarations peuvent se faire par internet. Créez un compte sur Jeveuxembaucher.be pour accéder facilement aux services de la sécurité sociale.

S’identifier comme employeur

Vous devenez employeur pour la première fois ? Vous devez vous faire connaître auprès de l’ONSS (vous immatriculer). Cette identification se fait grâce à Wide, un service en ligne disponible sur le site portail de la sécurité sociale. Une fois cette procédure terminée, vous recevez votre numéro ONSS, qui vous identifie comme employeur.

La Dimona

En tant qu’employeur, vous devez déclarer votre travailleur avant qu’il ne commence à travailler, c’est la déclaration immédiate à l’emploi (Dimona). De cette façon, dans l’éventualité d’un contrôle, le travailleur est déjà déclaré.

Connectez-vous sur le service en ligne Dimona sur le portail de la sécurité sociale, également disponible en version mobile, pour déclarer l’entrée en service de votre travailleur.

De plus, vous avez des formalités récurrentes à effectuer en tant qu’employeur. Consultez le détail des formalités sur la check-list.

Qui peut m'aider ?

Vous ne devez pas vous charger vous-même de toutes les tâches administratives. Vous pouvez faire appel à un spécialiste ou une entreprise spécialisée qui se chargera de l’administration pour vous.

Les banques

Votre banquier habituel peut vous être d’une grande aide. En effet, il connaît déjà bien votre entreprise et vous avez déjà travaillé ensemble sur votre plan financier. Il sera donc en mesure de vous conseiller si vous pensez engager un nouveau travailleur.

Un comptable

La gestion du personnel peut être déléguée à un comptable. Demandez-lui s’il peut réaliser vos fiches de paie ou effectuer vos déclarations à la sécurité sociale à votre place. Tous les professionnels de la comptabilité n’offrent pas ce service : n’hésitez pas à en avec lui.

Veuillez noter que vous restez toujours responsable des déclarations effectuées par votre comptable.

Combien ça coûte ?

Les tarifs sont fixés librement par le comptable.

Un secrétariat social agréé

Le secrétariat social agréé (SSA) peut vous apporter une aide précieuse en se chargeant :

  • de l’administration salariale pour votre compte : calcul mensuel des rémunérations, déclaration et calcul des cotisations destinées aux administrations fiscales et de sécurité sociale (ONSS), envoi des documents sociaux aux travailleurs.
  • de la perception des cotisations de sécurité sociale et du précompte professionnel.
  • de la transmission précise et correcte d’informations vers les autorités belges en votre nom
  • de la mise à disposition d’un conseiller en prévention et protection, ainsi que d’une assurance accident de travail.

Liste des secrétariats sociaux

Consultez la liste sur le site de l’union des secrétariats sociaux.

Combien ça coûte ?

Chaque secrétariat social est libre de fixer ses coûts. Consultez-les afin de trouver celui dont l’offre vous convient le mieux.

Les prestataires de services

Les prestataires de service peuvent vous apporter une aide précieuse en matière de gestion du personnel. Ils se chargent par exemple de préparer vos fiches de paie, vos DmfA, etc.

Contrairement aux secrétariats sociaux agréés, ces prestataires de services ne peuvent pas percevoir les cotisations dues, par exemple.

On trouve deux types de prestataires de services :

  • Les entités proposant un logiciel de gestion du personnel.
  • Les entités chargées d’administrer le personnel elles-mêmes.

Attention ! En tant qu’employeur, vous restez responsable de toutes les actions prises ou non par le prestataire de services.

Combien ça coûte ?

Les prestataires de services fixent librement leurs tarifs.

Ces tarifs dépendent des prestations que vous leur demandez d’effectuer. Prenez contact directement avec eux pour en savoir plus.

Les organisations professionnelles

Les organisations professionnelles sont expertes dans leur secteur d’activité. Elles pourront donc vous fournir une foule de conseils et d’informations, parfaitement adaptés à la réalité de votre secteur et vous conseiller sur le processus d’embauche.

Alternatives

Vous avez besoin d’aide, mais les coûts d’un nouveau travailleur vous semblent trop élevés ? D’autres solutions sont possibles.

Personne aidante

Un aidant vous assiste ou vous remplace dans l’exercice de votre activité sans être lié par un contrat de travail. Consultez la liste des personnes pouvant être considérées comme aidant sur le site web du SPF Economie.

Combien ça coûte ?

En principe, une personne aidante n'entraine pas de coût supplémentaire.

Intérimaire

Vous avez besoin d’un travailleur de façon temporaire ? Vous pouvez éviter les démarches pour devenir employeur en engageant un travailleur intérimaire sur le Portail de la Sécurité sociale.

La société d’intérim met à votre disposition un travailleur et vous lui versez une contrepartie financière. Cela comprend le salaire du travailleur intérimaire, qui ne peut être inférieur à celui qu’aurait perçu un travailleur permanent au même poste. À cela s’ajoute un surcoût versé à la société d’intérim : le coût final est plus élevé que le coût salarial d’un travailleur permanent.

Faire appel à un intérimaire est intéressant pour une prestation de courte durée ou pour vérifier si votre entreprise a vraiment besoin d'un emploi à long terme.

En quoi un intérimaire est-il différent ?

La société d’intérim met temporairement à votre disposition un de ses travailleurs. Elle reste l’unique employeur de ce travailleur intérimaire : vous ne l’engagez pas vous-même.

Combien ça coûte ?

Il faut s’attendre à un surcoût important car la société d’intérim devra faire toutes les démarches d’un employeur. Le fonctionnement de l'agence d'intérim doit également être rémunéré.